Заказчик
Бренд
Исполнитель
Участники
Отрасль
Услуга
Регион

Карточка проекта:

Дилерская конференция Volkswagen PKW в Берлине

Заказчик:

Volkswagen Group

Бренд:

Бренд не найден

Исполнитель:

FRESH PRO MARKETING GROUP

Отрасль:

Event / PR

Услуга:

Регион:

Moscow

Сроки исполнения:

с 11.12.2013 по 12.12.2013

Участники проекта:

FRESH PRO MARKETING GROUP

General account manager:

FRESH PRO MARKETING GROUP

Account manager:

EGORENKOVA MARIA

Описание:

Задачи конференции:

•Подвести предварительные итоги 2013 года и поставить задачи на предстоящий 2014 год;

•Поделиться экспертизой и лучшими практиками в области продажи и сервиса автомобилей;

•Прямое общение между представителями Импортера и делегатами от Дилерских Предприятий Volkswagen, решение бизнес задач в неформальной обстановке.

Программа конференции:

День	Активность	Время
11 декабря	•Индивидуальный прилет •Встреча гостей в аэропортах Берлина (только для гостей воспользовавшихся рекомендованными рейсами) •Обед в отеле (шведский стол) •Регистрация в отеле •Сбор гостей, регистрация на конференции •Конференция, 1 часть •Кофе-пауза •Конференция, 2 часть •Свободное время •Трансфер на гала-ужин •Гала-ужин, церемония награждения “Golden Needles” •Трансфер с отель	весь день

День	Активность	Время
12 декабря	•Завтрак в отеле •Выписка из отеля •Обзорная экскурсия (по желанию) / Свободное время •Обед •Трансфер в аэропорты Берлина (только для гостей воспользовавшихся рекомендованными рейсами)	весь день

Задачи FRESH PRO MARKETING GROUP www.freshpro.ru и FRESH PRO MODELS www.freshpromodels.ru:

1.Общие комментарии к предложению:

−Агентство должно подготовить предложение по проведению конференции в Берлине.

−Предложение должно содержать смету на проведение конференции, а также план (тайминг) реализации проекта.

−Предложение должно содержать анализ “за и против” для каждой площадки, а также общие рекомендации агентства.

2. Работа с представителями Дилерских Предприятий.

−Агентством должна быть предложена механика приглашения, регистрации гостей, работы с базой данных и тд;

−Работа со списками участников конференции (в тч подготовка списка для регистрации на конференции, для организации трансферов в течение мероприятия и тд);

−Предоставление отчета по работе с дилерами 1 раз в 2 дня с момента отправки приглашений (приглашения участникам будут отправлены Импортером).

3. Площадки. Предложение должно содержать минимум 3 рекомендованные опции для каждой активности мероприятия. Для каждой площадки должен быть приведен анализ “За и Против”.

Общие требования:

−Площадки должны соответствовать формату проводимого мероприятия.

−Предлагаемые площадки должны соответствовать позиционированию бренда Volkswagen: современный, инновационный, лучший в своем классе.

−Каждая из предложенных площадок должна быть свободна в запланированный день.

4. Размещение в отеле

−Уровень предлагаемого отеля - не менее 5* звезд, размещение всех участников конференции в одном отеле двух отелей (в непосредственной близости).

−Конференц-зал должен быть в отеле, либо в шаговой доступности от отеля.

−Организация доставки багажа в номера отеля.

−Координация работы всех служб отеля

5. Конференция

−Уровень предлагаемой площадки – отель не менее 5* звезд;

−Конференц-зал должен быть в непосредственной близости от места проведения торжественного обеда;

−Организация регистрации гостей.

−Организация кофе-брейков

−

6. Логистика:

−Авиабилеты, визы, страховки для сотрудников

−Авиабилеты, визы, страховки для участников от Дилерских Предприятий оформляются и оплачиваются дилерами самостоятельно.

−Агентство организует логистику всех маркетинговых материалов до места проведения конференции и обратно;

−Агентство организует трансфер всех участников конференции в городе (в рамках проводимых мероприятий). Для трансферов групп должны использоваться автобусы марок Scania и MAN.

−Агентство организует трансферы из/в аэропорта в городе (только для гостей, которые прилетают /улетают рекомендованными Volkswagen Group Rus рейсами). Участники конференции, которые предпочтут иное время прилета / вылета должны будут организовывать трансферы самостоятельно;

−Агентство организует работу 1го Multivan для работы по организации мероприятия, а также для индивидуального трансфера (в соответствии с указаниями менеджера проекта от Volkswagen Group Rus).

7. Концепция мероприятия / POS материалы:

−Разработка концепции (вкл. key-visual) мероприятия (возможна связь марка VW PKW– Германия);

−Разработка макетов маркетинговых материалов, 4-5 позиций. Пример – программа конференции и туристическая информация, бейджи, все баннеры, рол-апы, флаги, welcome-карточки, меню;

−Дизайн и производство сувениров для всех участников конференции (сувенир должен быть связан с местом проведения конференции, позиция опциональна);

−Работа копирайтера / корректора на протяжении всего периода подготовки POSM обязательна.

8. Программа конференции:

−Предварительная программа конференции – см. раздел № 4 (предложение по оптимизации программы конференции приветствуется)

−Предложение по организации торжественной части (награждение лучших дилеров: Golden Needles) обязательно. Интерактив с гостями во время обеда приветствуется.

−Организация репетиций конференции накануне мероприятия. К моменту проведения репетиции зал должен быть полностью готов: установлен звук, свет, оборудование для синхронного перевода итд.

9. Организация питания:

−Высокий уровень кейтеринга на протяжении всей конференции. В предложение необходимо включить примерное меню;

−Питьевая вода в автобусах во время трансферов;

−Кофе-брейки во время проведения репетиций и конференции.

10. Персонал, работающий на конференции:

−Профессиональный фотограф с опытом работы на выездных конференциях. Краткое портфолио предлагаемых фотографов – плюс;

−Промо-девушки / хостесс: свободное владение русским языком, предпочтительна модельная внешность;

−Водители для автобусов и легковых машин: владеющие английским языком форма – черный костюм и белая рубашка, опыт работы с VIP клиентами – плюс;

−Ведущий, DJ, и тд.

11. Оборудование. Предложение должно включать все необходимое оборудование для проведения конференций и обеда: звук, свет, плазмы для трансляций, оборудование для синхронного перевода и тд.

12. Отчет по мероприятию.

−Общая презентация по проекту;

−Финальный список участников конференции;

−Обработанные и отсортированные по хронологии фотографии;

−Носители с презентациями и фотографиями для последующей рассылки участниками (формат носителя должен быть предложен агентством).

Креатив: